La organización de eventos se trata del proceso de planificación, diseño y producción de todo tipo de eventos, ya sean fiestas, congresos, convenciones, ceremonias, festivales o cualquier otra clase de reuniones, que a su vez pueden contar con distintos propósitos.
Aspectos a considerar al organizar un evento
De este modo puede decirse que dentro de las diferentes tareas que involucra la organización de eventos se encuentran el establecer presupuestos, escoger y reservar el espacio donde se llevará a cabo el evento, tramitar las autorizaciones y/o permisos pertinentes, supervisar todas las tareas, encargarse de coordinar tanto la logística interna como el catering o servicios gastronómicos, etc.
No obstante y sin importar el tipo de evento que se pretenda realizar, es preciso tener en cuenta ciertos aspectos fundamentales para que el mismo pueda tener éxito y evitar que fracase, como por ejemplo los mencionados a continuación:
Objetivos
Al momento de organizar eventos resulta esencial definir las necesidades que presentan las diversas zonas que participan en la organización, además de tener en claro los lineamientos básicos, es decir: ¿Qué se quiere lograr con el evento? ¿Cuáles son los objetivos a alcanzar con su organización?
Una vez establecido el objetivo central del evento, al igual que la experiencia y el mensaje que desea ofrecerse, será más sencillo decidir los diversos aspectos concernientes a la organización y tomar posibles decisiones a lo largo del evento, debido a que será posible saber a qué darle prioridad en relación al presupuesto, actividades y tiempos, entre otras cosas.
Otro punto importante a tomar en cuenta consiste en saber si entre los organizadores y los participantes de un evento corporativo existen objetivos particulares, si hay participantes que a su vez invitaron a otros, etc.
Al estar al tanto de dichos intereses es posible evitar tomar decisiones inadecuadas y/o terminar perdiendo aliados fundamentales durante la organización, garantizando que gracias a todo el esfuerzo realizado en el evento permita que todo salga de acuerdo a lo planeado.
Diseño
El diseño o planificación del evento no se refiere únicamente al aspecto visual y la temática seleccionada, ya que en realidad involucra muchos otros elementos de igual importancia tales como lo son la logística, horarios de llegada, tiempo de montaje y actividades, por lo que se debe tener presente que el éxito del evento dependerá en gran medida del diseño.
Hay que decir además que el diseño es una tarea compuesta por dos aspectos esenciales. Primero está la planificación, selección, asignación, realización y control de cada una de las tareas que deben llevarse a cabo antes del evento.
De igual modo resulta esencial agregar la convocatoria a dicho cronograma, debido a que ciertas reglas acostumbradas, se suelen enviar las invitaciones al menos 20 días antes del evento, aunque después se lleve a cabo la confirmación.
Hay que tener presente igualmente que una gran parte del éxito al organizar eventos, radica en la asistencia de los invitados.
Después se encuentra el diseño de la agenda del evento, donde se especifican las tareas correspondientes, otras opciones y también responsables.
En este aspecto resulta bastante aconsejable realizar un borrador de cómo será dicho evento, siendo posible definir soluciones para resolver posibles imprevistos de último minuto. ¡Siempre hay que tener algún plan B!
Hay que decir que varios de los aspectos esenciales que siguen se encuentran estrechamente vinculados tanto a la planificación como al diseño, incluso son parte de ellos.
Fecha
Al no disponer de un plan de eventos y dentro de los aspectos principales a tomar en cuenta se encuentra la fecha, ya que si bien parece algo sencillo, existen numerosos puntos a considerar al momento de escoger la fecha, como por ejemplo, fechas especiales, festivos, la posibilidad de que los invitados puedan asistir a otros eventos, etc.
Invitados
Es importante considerar a los invitados del evento, ya que de este aspecto dependerá la cantidad de personas a tener en cuenta al realizar la convocatoria.
En este sentido resulta esencial coordinar sobre todo dos aspectos fundamentales que son muy valorados, los cuales consisten tanto en la invitación (y confirmación de asistencia) como en la acreditación.
Igualmente hay que considerar si cada uno de los invitados participa en las actividades que se pretenden realizar, si existe una gran dispersión en la edad, etc.
Menú
Existen diversas alternativas de menús según el horario en que sea realizado el evento.
Si el mismo dispone de almuerzo y/o coctel, será preciso prestar especial atención a los alimentos que serán ofrecidos a los invitados y prever la inclusión de menús vegetarianos o que sean apropiados para celíacos.
Al contrario, al llevar a cabo un evento con desayuno y/o servicio de café, esta elección será mucho más simple.
Asimismo hay que considerar cuándo se servirán la comida y/o los refrigerios, debido a que esta acción se encuentra directamente vinculada a la atención que se quiere obtener al realizar una actividad u ofrecer alguna información.
Difusión y cobertura del evento
Resulta esencial prever tanto la difusión como la cobertura del evento, debido a que ambas acciones ofrecerán la posibilidad de medir un porcentaje del retorno que tendrá la inversión que se lleve a cabo.
Siendo un punto fundamental al definir el presupuesto general.
